Politique de Confidentialité

Quand VATES est-elle amenée à traiter vos données personnelles ?

La présente Politique de Confidentialité s'applique à l'ensemble des cas dans lesquels VATES collecte ou traite des données personnelles, notamment dans les circonstances suivantes :

• lorsque vous consultez l'un de ses sites internet ;
• lorsque vous remplissez un formulaire de contact ou d'inscription ;

• lorsque vous créez un compte utilisateur ou sollicitez un accès à ses solutions ;

• lorsque vous adressez une demande d'information ;

• lorsque vous vous inscrivez à une newsletter ou recevez une communication d'information ;

• lorsque vous achetez ou enregistrez un produit ou un service ;

• lorsque vous postulez à une offre d'emploi ou adressez une candidature spontanée.

Elle couvre notamment les sites suivants : vates.tech, xcp-ng.org, xcp-ng.com, xen-orchestra.com, ainsi que tout autre site exploité par VATES et mentionnant la présente politique.

Lors du traitement de vos données personnelles visées par la présente Politique de Confidentialité,VATES agit en qualité de responsable de traitement. Les modalités relatives à ces traitements (catégories de données collectées, finalités, bases légales, durées de conservation, etc.) sont détaillées ci-après.

Nos engagements : les principes fondamentaux de la protection des données

Lors du traitement de vos données personnelles, VATES s’engage à respecter les principes fondamentaux posés par la Réglementation Applicable. Ces principes garantissent un traitement éthique, sécurisé et respectueux de vos droits.

• licéité, loyauté, transparence : les données personnelles sont traitées de manière licite, loyale et transparente ;

• limitation des finalités : les données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités ;

• minimisation des données : nous ne collectons que les données strictement nécessaires à la finalité poursuivie. Aucune donnée superflue n’est demandée ou conservée ;

• exactitude : les données personnelles sont exactes, tenues à jour et toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les données inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder ;

• durée de conservation limitée : vos données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire au traitement pour lequel elles ont été collectées, puis supprimées ou archivées en toute sécurité ;

• intégrité et confidentialité : nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité, la confidentialité et la protection contre tout accès non autorisé à vos données.

Nous appliquons les principes de « Privacy by Design » (protection des données dès la conception) et de « Privacy by Default » (protection par défaut).

VATES impose contractuellement le même niveau de protection des données personnelles à ses sous-traitants. Nous exigeons contractuellement de tous nos sous-traitants et prestataires qu’ils respectent un niveau de protection équivalent au nôtre et se conforment strictement à la Réglementation Applicable.

Quelles sont les données personnelles collectées et pour quelles finalités ?

Dans le respect du principe de minimisation prévu par le RGPD, VATES collecte uniquement les données personnelles strictement nécessaires à la réalisation des finalités décrites dans la présente Politique de Confidentialité.

En tout état de cause, VATES indique sur les formulaires de collecte les données dont la collecte est obligatoire.

Qui est concerné ?

Les utilisateurs des sites de VATES, les clients, les prospects, les partenaires professionnels et les candidats à l’emploi sont susceptibles d’être concernés par les traitements exposés dans la présente Politique de Confidentialité.

Catégories de données susceptibles d’être collectées

Selon le contexte, les données personnelles suivantes peuvent être collectées :

• données d’identification et de contact : prénom, nom, fonction, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel, adresse de l’entreprise ;

• données de connexion et d’utilisation du compte : identifiants, mots de passe, traces d’utilisation et historique des événements de connexion ;

• données relatives aux demandes : informations saisies dans les formulaires de contact, ou d’inscription ;

• données professionnelles en lien avec les candidatures : curriculum vitae, lettre de motivation, diplômes, expérience, échanges avec VATES ;

• informations contractuelles et commerciales nécessaires à la gestion des produits ou services, ou à la gestion de la relation commerciale ou partenariale.

VATES ne collecte des données personnelles que lorsque l’utilisateur interagit avec ses sites ou avec ses équipes, dans un cadre strictement professionnel.

Finalités des traitements

Les traitements réalisés par VATES ont pour finalité de permettre la réalisation des actions décrites ci-avant, notamment :

• répondre aux demandes de contact, d’information ;

• gérer l’accès aux services en ligne, comptes utilisateurs, et inscription aux newsletters ;

• assurer la gestion commerciale et contractuelle des produits, solutions et services proposés par VATES ;

• adresser des newsletters et communications d’information sur les produits, services, nouveautés et actualités de VATES et ses solutions, sous réserve du consentement ou de l’existence d’un intérêt légitime ;

• améliorer le fonctionnement et le contenu de ses sites internet ;
• gérer les candidatures et les échanges relatifs au recrutement.

VATES pourra également utiliser les données personnelles afin de respecter ses obligations administratives, comptables ou réglementaires.

Sur quelles bases légales vos données personnelles sont-elles traitées ?

Le traitement de vos données personnelles est fondé, selon la finalité concernée, sur différents fondements juridiques :

• le consentement : vous acceptez le traitement de vos données personnelles par le biais de votre accord exprès, exprimé de manière claire (case à cocher, bandeau d’acceptation, etc.). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans effet rétroactif sur la licéité du traitement déjà effectué ;

À titre d'exemple, s’agissant de l'envoi de newsletters et communications d'information sur les produits, services et actualités de VATES, vous pouvez vous désinscrire à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription figurant dans chaque communication ou en nous contactant via le formulaire de contact .

• le contrat : certains traitements sont nécessaires pour exécuter un contrat auquel vous avez souscrit ou pour prendre des mesures précontractuelles à votre demande ;

• l’intérêt légitime : VATES peut également traiter certaines données sur la base de son intérêt légitime à gérer ses relations professionnelles, à améliorer ses produits et services ou à assurer la sécurité du fonctionnement de ses sites. Cet intérêt est évalué afin de ne pas porter atteinte à vos droits et libertés. Vous pouvez vous opposer à tout moment à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, dans les conditions prévues par la Réglementation Applicable ;

• les dispositions légales ou réglementaires : le traitement de vos données personnelles peut être rendu obligatoire par la législation ou la Réglementation Applicable.

Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?

La durée de conservation des données personnelles dépend de la finalité pour laquelle elles sont collectées et traitées. VATES s’attache à ne conserver les données que pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation de ces finalités, et à les archiver ou supprimer une fois ces objectifs atteints, conformément aux exigences légales et réglementaires.

À titre d’exemples :

• Données relatives à la gestion commerciale ou contractuelle (clients, partenaires, support): pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis cinq ans.

• Données issues des formulaires de contact ou des échanges avec VATES: trois ans à compter du dernier contact.

• Données de candidature (CV, lettre de motivation, etc.): durée du processus de recrutement, puis suppression ou deux ans dans le cadre d’une CVthèque avec consentement.

Qui a accès à vos données personnelles ?

Seules les personnes habilitées au sein de VATES ont accès à vos données personnelles, dans la limite de leurs missions et dans le respect d’une obligation stricte de confidentialité.

Afin d’assurer certains services vos données peuvent être transmises à des prestataires ou sous-traitants dûment sélectionnés par VATES et soumis à des exigences de confidentialité et de sécurité équivalentes à celles de VATES. Ces partenaires agissent uniquement sur instruction de VATES et ne peuvent en aucun cas utiliser vos données personnelles pour leur propre compte.

Vos données personnelles peuvent également être partagées :

• en cas de restructuration, d’opération juridique, de fusion, de cession ou changement de contrôle, sous réserve de garanties appropriées ;

• si la loi l’exige, ou en réponse à une demande d’une autorité judiciaire ou administrative dûment habilitée.

Comment sont protégées les données personnelles ?

VATES met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données personnelles et prévenir toute destruction, perte, altération, divulgation, intrusion ou accès non autorisé à ces données, de manière accidentelle ou illicite.

Cela inclut concrètement :

• le recours à des systèmes de sécurité informatique éprouvés (contrôle des accès, pare-feu, sauvegardes, sécurisation des échanges électroniques, etc.) ;

• l’utilisation de techniques de pseudonymisation ou d’anonymisation, lorsque cela est possible ou pertinent ;

• la sensibilisation, la formation et l’encadrement des personnes habilitées à accéder aux données.

Ces mesures tiennent compte de la nature et de la sensibilité des données traitées, du contexte du traitement et des risques potentiels.

La sécurité et la confidentialité des données personnelles reposent également sur les bonnes pratiques de chacun. Nous vous invitons à faire preuve de vigilance lors de la communication de vos informations personnelles, notamment via des formulaires ou dans le cadre d’échanges écrits.

En cas de détection d’une violation de données personnelles, VATES s’engage à communiquer cette violation à la CNIL et, si celle-ci entraine un risque élevé au regard de votre vie privée, à vous informer dans les meilleurs délais.

Les données personnelles sont-elles transférées hors de l’Union européenne ?

Par principe, VATES ne transfère pas vos données personnelles en dehors de l’Union européenne, sauf si la loi l’exige ou dans des cas strictement encadrés. Les services, ainsi que les données collectées, sont hébergés auprès de prestataires situés dans l’Union européenne, choisis pour leur fiabilité et leur conformité à la Réglementation Applicable.

Si un transfert de données devait être effectué vers un pays situé en dehors de l’Espace économique européen, VATES s’engage à :

• mettre en place les garanties appropriées prévues par la Réglementation Applicable (clauses contractuelles types de la Commission européenne, décisions d’adéquation, mécanismes de certification, etc.) ;

• vous en informer de manière transparente, via la présente Politique de Confidentialité ou tout autre moyen approprié.

Ces mesures visent à garantir que vos données bénéficient d’un niveau de protection équivalent à celui prévu par le droit de l’Union Européenne.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

VATES veille à vous offrir une information claire, transparente et aisément accessible sur le traitement de vos données personnelles.

Lorsque VATES agit en qualité de responsable de traitement, et conformément à la Réglementation Applicable, vous disposez des droits suivants :

• droit d’accès : vous pouvez demander la confirmation que nous traitons des données vous concernant, et le cas échéant y avoir accès et/ou recevoir une copie ainsi que des informations sur leur traitement ;

• droit d’opposition: vous pouvez, pour des raisons tenant à votre situation particulière, vous opposer à tout moment à un traitement de vos données personnelles fondé sur notre intérêt légitime ; vous pouvez également vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données à des fins de prospection, y compris au profilage lié à cette prospection;

• droit de rectification : vous pouvez demander la modification ou rectification de vos données personnelles qui seraient inexactes ou incomplètes ;

• droit à l’effacement : vous pouvez demander l’effacement de toutes vos données personnelles dans les conditions prévues par la Réglementation Applicable ;

• droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous pouvez demander de geler temporairement le traitement de vos données, par exemple si vous contestez leur exactitude ou si vous vous opposez à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, pendant la vérification de votre demande ;

• droit à la portabilité : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés, vous pouvez récupérer vos données dans un format structuré et lisible par machine et/ou demander leur transmission directe à un autre organisme.

• droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement repose sur le consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans effet rétroactif sur la licéité des traitements déjà effectués.

Ces droits s’exercent par courriel à l’adresse suivante : data@vates.tech

Dans ce cadre, nous vous prions d’accompagner votre demande des éléments nécessaires à votre identification ainsi que toute information complémentaire permettant de confirmer votre identité.

Vous disposez également d’un droit de recours auprès de la CNIL en cas de violation de la Réglementation Applicable.

Cookies

Lors de votre navigation sur les sites internet de VATES, des cookies ou autres traceurs peuvent être déposés sur votre terminal (ordinateur, smartphone, tablette). Ces petits fichiers, désignés de manière générique sous le terme « cookies », permettent notamment de :

• assurer le bon fonctionnement des sites ;
• améliorer votre expérience utilisateur ;
• mesurer la fréquentation ou l’usage des contenus ;
• faciliter le partage sur les réseaux sociaux.

Les cookies déposés peuvent avoir différentes finalités :

• cookies strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement des sites (ex. : sécurité, accès aux espaces réservés, mémorisation des préférences) : exemptés de consentement ;

• cookies de performance et de mesure d’audience : servent à analyser l’utilisation des sites, les pages consultées, la durée des visites, etc. : peuvent être exemptés de consentement si configurés conformément aux exigences de la CNIL ;

• cookies soumis à votre consentement : destinés à améliorer votre navigation, personnaliser les contenus, ou permettre le partage sur les réseaux sociaux : leur dépôt nécessite votre consentement préalable.

Les cookies sont déposés pour une durée maximale de 13 mois. Les informations collectées via ces cookies sont conservées pendant une durée maximale de 25 mois, conformément aux recommandations de la CNIL.

Lors de votre première visite sur les sites de VATES (ou après expiration de votre consentement), un bandeau vous permet de choisir :

• d’accepter tous les cookies,
• de les refuser,
• ou de paramétrer vos choix selon chaque finalité.

À tout moment, vous pouvez modifier ou retirer votre consentement en cliquant sur le bouton approprié en bas de la fenêtre de navigation.

Vous pouvez égalementgérer vos préférences directement dans votre navigateur.

Attention : bloquer certains cookies peut perturber le fonctionnement des sites ou limiter l’accès à certains services.

Réseaux sociaux

Les cookies permettent de partager le contenu des sites de VATES à partir de boutons de partage. L’activation de cette fonctionnalité déclenche la dépose de cookies.

VATES vous invite à consulter les pages dédiées aux cookies des réseaux sociaux concernés pour obtenir davantage d’information sur la manière dont ces derniers exploitent les cookies et autres traceurs.

Contact

Si vous avez des questions relatives à la présente Politique de Confidentialité, au traitement de vos données personnelles ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse data@vates.tech ou via le formulaire de contact.