How DRAC Grand Est modernized its infrastructure while reducing vendor lock-in

The Regional Directorate for Cultural Affairs of Grand Est manages nearly 1,000 employees. Under the leadership of Jean-Charles Specht, the IT department had to balance a limited budget, avoid vendor lock-in, and meet very strict compliance requirements.

Licenses for proprietary solutions absorbed a significant portion of the budget, while technological sovereignty had become an essential priority.

How Vates VMS made the difference

Following an initial benchmark including Proxmox and Hyper‑V, Vates VMS emerged as the most suitable option based on four key criteria:

Zero upfront licensing costs: no initial expenditure, which fits perfectly with a limited public budget.

Comprehensive technical documentation: each stage of installation and migration is clearly detailed, limiting the need for back-and-forth communication with support.

Vates VMS Documentation

Welcome to the official documentation for Vates and the Vates Virtualization Management Stack (VMS).

Vates VMS Documentation

Highly responsive French-speaking support: tickets are processed within hours, with representatives who understand the specificities of the public sector.

Integrated orchestration: automating virtual machine lifecycle management and infrastructure monitoring

The deciding factor was immediate production deployment at no additional cost, an argument that competitors could not match.

Migration process

The initial scope covered three physical servers hosting approximately ten virtual machines.

1. Initial audit: A detailed analysis of the existing infrastructure identified application dependencies, mapped data flows, and defined a priority order for migration.
2. VM recreation: Each virtual machine was provisioned on Vates VMS using up-to-date base images provided by the platform. This approach eliminated the risk of software incompatibility and ensured uniformity of configurations.
3. Data synchronization: Incremental copies were used to transfer databases and files, ensuring the integrity and consistency of information during the switchover.
4. Validation phase: Before going live, each instance underwent a series of functional and performance tests to verify that business workflows remained intact and service levels were maintained.
5. Gradual rollout: Deployment was carried out in stages: the least critical services were migrated first, thereby limiting the risk of disruption. Once stability was confirmed, the more strategic services followed.
6. Technical support: Although most of the operations were carried out internally, a partner integrator was called in on an ad hoc basis to perform advanced network adjustments and fine-tune the configuration of the new VMs.
7. Adjustment management: The only difficulties encountered concerned the reconfiguration of network parameters and the adaptation of startup scripts. These issues were quickly resolved with the help of Vates' responsive support team, available in French.
8. Finalization: Once all the VMs had been stabilized, a comprehensive validation was carried out, followed by the drafting of rollback procedures and best practices for future expansions of the fleet.

Measurable outcomes

The removal of proprietary licensing costs immediately reduced operating expenses, enabling budget to be reallocated toward cultural initiatives.

Centralized infrastructure management improved visibility across resources and performance metrics, while automation of deployment, backup, and update processes reduced the operational workload for IT staff.

Compliance with internal security policies and data-sovereignty requirements was also reinforced, simplifying audit procedures.

Looking ahead

Building on the gains achieved, DRAC Grand Est is now considering:

• extending Vates VMS to additional internal services such as training platforms or digital archiving systems
• Making greater use of the orchestrator to automate more complex workflows, such as dynamic resource provisioning based on peaks in cultural activity.
• Strengthening its autonomy posture by integrating end-to-end encryption modules for sensitive data, while maintaining the visibility offered by the centralized dashboard.

These next steps will enable the organization to continue modernizing its infrastructure while maintaining cost control and compliance with public-sector requirements.

Modernisation de l’infrastructure de la DRAC Grand Est avec Vates VMS

La Direction Régionale des Affaires Culturelles du Grand Est gère près de 1000 agents. Sous la responsabilité de Jean‑Charles Specht, le service informatique devait concilier un budget limité, l’évitement du verrouillage fournisseur et des exigences de conformité très strictes.

Les licences des solutions propriétaires absorbaient une part importante du budget, tandis que la souveraineté technologique était devenue une priorité incontournable.

Pourquoi Vates VMS a fait la différence

Après un premier comparatif incluant Proxmox et Hyper‑V, Vates VMS s’est démarqué sur quatre points cruciaux :

• Absence de coût de licence logicielle initial: permettant une modernisation de l’infrastructure compatible avec les contraintes budgétaires du secteur public.
• Documentation technique exhaustive : détaillant chaque étape d’installation et de migration clairement détaillée, limitant les allers‑retours avec le support.

Vates VMS Documentation

Welcome to the official documentation for Vates and the Vates Virtualization Management Stack (VMS).

Vates VMS Documentation

• Support entreprise francophone réactif: capable de traiter les demandes en quelques heures tout en intégrant les spécificités des environnements publics
• Orchestrateur intégré  qui automatise le suivi quotidien et la gestion du cycle de vie des VM, libérant du temps aux équipes d’exploitation.

Le critère décisif a été la mise en production immédiate sans frais supplémentaires, un argument que les concurrents n’ont pas pu égaler.

Processus de migration

Le périmètre initial couvrait trois serveurs physiques hébergeant une dizaine de machines virtuelles.

1. Audit initial : Une analyse détaillée de l’infrastructure existante a permis d’identifier les dépendances applicatives, de cartographier les flux de données et de définir un ordre de priorité pour la migration.
2. Recréation des VM : Chaque machine virtuelle a été provisionnée sur Vates VMS en s’appuyant sur les images de base à jour fournies par la plateforme. Cette approche a éliminé les risques d’incompatibilité logicielle et a assuré une uniformité des configurations.
3. Synchronisation des données : Des copies incrémentales ont été utilisées pour transférer les bases de données et les fichiers, garantissant ainsi l’intégrité et la cohérence des informations durant le basculement.
4. Phase de validation : Avant le passage en production, chaque instance a été soumise à une batterie de tests fonctionnels et de performance afin de vérifier que les workflows métiers restaient intacts et que les niveaux de service étaient maintenus.
5. Basculement progressif : Le déploiement a été réalisé par étapes : les services les moins critiques ont d’abord été migrés, limitant ainsi les risques d’interruption. Une fois la stabilité confirmée, les services plus stratégiques ont suivi.
6. Accompagnement technique : Bien que la majorité des opérations aient été exécutées en interne, un intégrateur partenaire a été mobilisé ponctuellement pour assurer les réglages réseau avancés et la configuration fine des nouvelles VM.
7. Gestion des ajustements : Les seules difficultés rencontrées ont concerné la reconfiguration des paramètres réseau et l’adaptation des scripts de démarrage. Ces points ont été résolus rapidement grâce à l’assistance du support Vates, disponible en français et réactif.
8. Finalisation : Après stabilisation de l’ensemble des VM, une validation globale a été effectuée, suivie de la rédaction de procédures de rollback et de bonnes pratiques destinées aux futures extensions du parc.

Résultats concrets pour la DRAC

La suppression des licences propriétaires a permis une réduction immédiate des coûts d’exploitation, libérant des ressources budgétaires réaffectables aux projets culturels.

La centralisation de la gestion de l’infrastructure a amélioré la visibilité sur les ressources, les alertes et les performances, tandis que l’automatisation des déploiements, des sauvegardes et des mises à jour a réduit la charge opérationnelle des équipes informatiques.

La conformité aux exigences internes en matière de sécurité et de souveraineté des données a également été renforcée, facilitant les procédures d’audit.

Perspectives

Fort de ces premiers résultats, la DRAC Grand Est envisage désormais :

• d'étendre le périmètre de Vates VMS à d’autres services internes (ex. : plateformes de formation, archivage numérique).
• d'exploiter davantage l’orchestrateur pour automatiser des workflows plus complexes, comme le provisioning dynamique de ressources selon les pics d’activité culturelle.
• de renforcer la posture de souveraineté en intégrant des modules de chiffrement de bout en bout pour les données sensibles, tout en conservant la visibilité offerte par le tableau de bord centralisé.

Ces évolutions permettront de poursuivre la modernisation de l’infrastructure tout en conservant la maîtrise des coûts et la conformité aux exigences du secteur public.